La facturation est une opération réalisée dans toutes les entreprises. Si certaines structures continuent d’utiliser les méthodes traditionnelles (tableurs ou facturiers), d’autres en revanche optent pour un logiciel de facturation. Quels sont les différents avantages d’un logiciel de facturation ?

Centraliser les données clients

Il s’agit du principal avantage d’un logiciel de facturation. Cet outil permet de regrouper toutes les informations importantes des clients dans une base de données (les adresses, les modalités tarifaires, le taux de TVA applicable, les conditions de facturation, etc).

Dans la mesure où le logiciel est bien administré, il permet d’éviter l’existence de doublons dans le fichier client. Ce qui signifie qu’un client ayant les mêmes données personnelles et ayant souscrit aux mêmes conditions de tarification ne peut pas figurer deux fois dans la base. Pour une optimisation du fichier, veillez à ce que ce paramétrage soit également valable dans d’autres outils utilisés par l’entreprise. Il est possible de trouver un logiciel de facturation gratuit en ligne.

Respecter les normes de facturation

La facturation est une opération très complexe, encadrée par des normes en évolution constante. L’utilisation d’un logiciel de facturation permet de respecter les obligations légales et normes qui régissent l’opération. Grâce à cet outil, vous éviterez d’omettre les mentions légales (identification des entreprises, date d’émission, taux de TVA, délai de paiement, taux des pénalités de retard…). Il permet également de veiller au respect des principes des règles de numérotation des factures (générer un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue) et de créer un avoir pour ne pas supprimer une facture.

Ces fonctionnalités sont d’une grande aide, puisque l’entreprise peut faire l’objet de lourdes sanctions au cas où certaines mentions obligatoires sont omises ou incorrectes. Par ailleurs, disposer d’un fichier de facturation sauvegardé sur un outil de stockage en ligne, garantit une disponibilité des données. Avec un accès internet, quel que soit l’endroit, vous pouvez effectuer les opérations liées à la facturation en utilisant tout équipement numérique.